Europafackets styrelse, där alla medlemsorganisationer är representerade, beslutar om förhandlingar ska inledas och om vilka krav som ska ställas. Representanter till förhandlingsdelegationen utses nationellt. Resultatet av förhandlingarna går tillbaks till styrelsen för godkännande. Proceduren regleras i stadgarna och en intern förhandlingsordning. Arbetsgivarna har motsvarande procedurer.
Om parterna väljer att förhandla och lyckas träffa avtal kan det genomföras på två sätt. Antingen av parterna själva på nationell nivå eller, om de så begär, genom ett beslut av Rådet på förslag av Kommissionen. I detta fall har alltså Europaparlamentet inget direkt inflytande. Däremot ett viktigt indirekt inflytande.

Arbetsgivarna har uttryckligen deklarerat att de helst vill ha varken lag eller avtal på europeisk nivå, men hellre avtal än lag. De kommer inte till förhandlingsbordet om de inte upplever att det finns ett hot om lagstiftning. Därför är Parlamentets, men också Rådets och Kommissionens politiska sammansättning, viktig för att förhandlingsvägen ska vara framkomlig.

Men är det förenligt med demokrati att lämna parlamentet utanför det direkta beslutsfattandet, när parterna gör upp?

Den frågan har prövats av EU: s förstahandsinstansrätt i målet T-135/96. Rätten ställer upp följande krav:

”För att principen om demokrati, som unionen vilar på, skall efterlevas krävs det emellertid – i de fall då Europaparlamentet inte deltar i förfarandet för antagande av en rättsakt – att folkens deltagande i detta förfarande säkerställs på annat sätt. I detta fall genom att arbetsmarknadens parter har slutit ett avtal som rådet, på förslag av kommissionen, med kvalificerad majoritet ger gemenskapsrättsligt stöd av lagkaraktär. För att kontrollera att denna skyldighet efterlevs skall kommissionen och rådet granska att de av arbetsmarknadens parter som berörs är representativa. ”

Arbetsmarknadens parter har därmed en helt unik ställning i EU, vilka inga andra organisationer eller företag har:

• En fördragsfäst remissrätt innan kommissionen ens får börja arbeta med ett förslag.
• Rätt att begära ”time-out” från lagstiftningsprocessen och själva lösa frågan i förhandlingar.
• Kan ersätta parlamentet för att säkerställa att principen om demokrati efterlevs.
• Kan genomföra EU-direktiv nationellt genom kollektivavtal.